O TEMPO PRODUTIVO COLETIVO

A inteligência de estar preparado antes que o dia comece

Como a antecipação das decisões pode multiplicar a capacidade de execução de toda uma equipe.

Ontem, durante uma conversa com meus alunos, surgiu um questionamento interessante: como consigo realizar tantas atividades ao longo de um único dia? Por que acordo tão cedo? Como organizo minha rotina para administrar tantas responsabilidades? Sempre fui uma pessoa que gosta de trabalhar, produzir, organizar e transformar ideias em resultados. Entretanto, ao longo dos anos, comecei a perceber que a produtividade não depende exclusivamente da quantidade de horas que dedicamos ao trabalho, mas principalmente da maneira como organizamos essas horas. Desenvolvi, então, uma filosofia pessoal de administração do tempo, construída a partir da observação das pessoas, das empresas e do funcionamento das atividades profissionais. É importante esclarecer que não considero essa organização uma regra, muito menos uma fórmula que todos devam seguir. Trata-se de uma maneira particular de estruturar minha vida, respeitando minhas responsabilidades, minhas necessidades e meu ritmo pessoal. A grande descoberta foi compreender que não basta ter tempo disponível para trabalhar. É preciso saber aproveitar o momento em que nossas decisões encontram as melhores condições para se transformar em resultados.

Existe uma característica da organização da sociedade que considero fundamental para compreender essa filosofia. Grande parte das empresas, instituições, fornecedores, prestadores de serviços e colaboradores concentra suas atividades em determinados horários. No Brasil, tradicionalmente, muitas organizações iniciam suas atividades por volta das oito horas da manhã, funcionando durante o chamado horário comercial. Isso significa que existe um período do dia em que inúmeras pessoas e empresas estão simultaneamente disponíveis para atender, responder, decidir, produzir e executar. Passei a chamar essa janela de oportunidade de Tempo Produtivo Coletivo. Diferentemente do tempo produtivo individual, que depende principalmente da nossa própria disponibilidade, o tempo produtivo coletivo representa o período em que nossas atividades podem avançar por meio da participação de outras pessoas. Posso estudar, refletir, escrever ou planejar sozinho em diferentes horários, mas não consigo executar todas as atividades de uma empresa sem a participação dos colaboradores, fornecedores e demais organizações. Foi assim que compreendi um princípio importante: administrar bem o próprio tempo é necessário, mas compreender o tempo de funcionamento das pessoas que dependem de nossas decisões é fundamental para ampliar a produtividade coletiva.

A partir dessa compreensão, comecei a observar uma situação que frequentemente compromete a eficiência das organizações. Se uma empresa inicia suas atividades às oito horas da manhã, por que seu dirigente deveria começar justamente nesse horário a pensar no que precisa ser feito? Por que utilizar as primeiras horas do expediente para organizar prioridades, identificar pendências, analisar problemas e decidir quais orientações devem ser transmitidas? Enquanto essas decisões estão sendo elaboradas, muitas pessoas já estão trabalhando, aguardando direcionamentos ou executando atividades que poderiam estar melhor coordenadas. Percebi, então, que seria mais eficiente chegar ao início do horário comercial com o dia previamente planejado, as prioridades estabelecidas e as principais decisões organizadas. O objetivo não seria começar a trabalhar antes de todos, mas estar preparado para que todos pudessem começar a trabalhar com maior direcionamento. Essa diferença, aparentemente simples, modificou profundamente minha maneira de organizar a rotina. Afinal, quando o planejamento acontece antes do início do tempo produtivo coletivo, preservamos uma parcela maior desse período para aquilo que realmente precisa acontecer: a execução.

Foi por essa razão que comecei, gradualmente, a antecipar meu horário de despertar. Atualmente, costumo acordar por volta das quatro horas da manhã, naturalmente, sem a necessidade de despertador. Aproveito o silêncio e a tranquilidade desse período para refletir, organizar mentalmente minhas responsabilidades, analisar situações pendentes, estabelecer prioridades e conversar comigo mesmo sobre as decisões que preciso tomar. Não se trata simplesmente de acordar cedo para trabalhar mais, mas de criar um período de preparação antes que as demandas externas comecem a disputar minha atenção. Nesse momento, procuro compreender o que precisa acontecer, quais pessoas dependem de minhas orientações, quais decisões são prioritárias e quais situações podem comprometer o andamento das atividades. Quando o expediente começa e os colaboradores estão chegando, cumprimentando uns aos outros e iniciando suas rotinas, muitas das minhas decisões já estão organizadas. Dessa maneira, consigo transmitir orientações desde o início do dia, permitindo que cada setor tenha tempo para desenvolver suas responsabilidades. Enquanto o tempo produtivo coletivo ainda não começou, estou preparando as condições para aproveitá-lo melhor quando ele começar.

Essa antecipação assume uma importância ainda maior quando exercemos funções de liderança. Uma empresa não funciona apenas pela capacidade de trabalho de seu dirigente, mas pela atuação coordenada de diferentes pessoas, setores e organizações. Alguns colaboradores possuem autonomia para tomar decisões, enquanto outros dependem de orientações, autorizações, definições de prioridades ou encaminhamentos administrativos. É justamente nesse ponto que considero existir um princípio fundamental de gestão: o horário em que um líder toma suas decisões influencia diretamente o tempo de execução de toda a sua equipe. Uma orientação transmitida às oito horas da manhã permite que o colaborador disponha de praticamente todo o expediente para executá-la, resolver eventuais dificuldades e, quando necessário, interagir com outros setores ou empresas. Entretanto, quando essa mesma orientação é transmitida próximo ao almoço, parte importante da manhã já foi perdida. Frequentemente, a atividade fica para o período da tarde. Se a decisão acontece no final do expediente, sua execução pode ser transferida para o dia seguinte. E assim, pequenas postergações começam a se acumular, comprometendo a continuidade e a eficiência das atividades. Quando um líder atrasa uma decisão, ele não compromete apenas o próprio tempo. Pode comprometer o tempo produtivo de todas as pessoas que dependem daquela decisão para trabalhar.

Existe ainda um efeito multiplicador nessa maneira de organizar o trabalho. Imagine uma decisão que precise ser transmitida a cinco colaboradores, cada um responsável por uma atividade diferente. Se essa orientação acontece no início do expediente, os cinco podem desenvolver suas tarefas simultaneamente durante o dia. Entretanto, se a decisão é tomada somente no período da tarde, todos terão menos tempo para executar suas responsabilidades, e algumas atividades poderão ser transferidas para o dia seguinte. Portanto, a antecipação de uma única decisão pode representar o aproveitamento de várias horas de trabalho distribuídas entre diferentes pessoas. Isso demonstra que a produtividade de um líder não deve ser avaliada apenas pela quantidade de tarefas que ele próprio executa, mas também pela capacidade de permitir que outras pessoas executem suas atividades com eficiência. Evidentemente, liderar não significa centralizar todas as decisões ou manter os colaboradores permanentemente dependentes de comandos. Pelo contrário, uma boa organização também precisa desenvolver autonomia, estabelecer responsabilidades e definir processos claros. Entretanto, sempre existirão decisões que dependem da liderança, e essas decisões precisam acontecer no momento adequado. Uma decisão antecipada pode colocar várias pessoas em movimento. Uma decisão tardia pode manter várias pessoas esperando.

Outro aspecto que considero importante esclarecer é a relação entre essa rotina e o descanso. Frequentemente, quando menciono que acordo por volta das quatro horas da manhã, algumas pessoas perguntam se não durmo ou se sacrifico minhas horas de sono para conseguir trabalhar mais. A resposta é simples: eu durmo, apenas organizei meus horários de maneira diferente. Normalmente, procuro dormir entre oito e nove horas da noite, eventualmente por volta das nove e meia. Assim, consigo manter um período adequado de descanso, respeitando as necessidades do meu organismo. Não estou defendendo que as pessoas devam dormir menos, acordar às quatro horas ou reproduzir exatamente minha rotina. Cada indivíduo possui características fisiológicas, responsabilidades familiares, compromissos profissionais e necessidades particulares. O horário de despertar, isoladamente, não determina a produtividade de ninguém. O que considero importante é compreender a relação entre preparação, disponibilidade e execução. Não procuro aumentar a duração do meu dia sacrificando o descanso. Procuro organizar melhor minhas horas para aproveitar os períodos em que minhas decisões possuem maior capacidade de produzir resultados.

Com o passar dos anos, percebi que essa organização também proporciona outro benefício: a redução das improvisações desnecessárias. Quando iniciamos o expediente sem uma direção definida, frequentemente passamos a reagir às situações conforme elas aparecem. Uma solicitação interrompe outra atividade, um problema modifica uma prioridade e uma decisão pendente compromete o planejamento de diferentes setores. Evidentemente, imprevistos sempre existirão, e nenhuma organização consegue controlar completamente os acontecimentos de um dia. Entretanto, quando as principais decisões já foram analisadas antecipadamente, conseguimos enfrentar essas situações com maior clareza e preservar a continuidade das atividades planejadas. A preparação não elimina os problemas, mas melhora nossa capacidade de administrá-los. Também permite distinguir aquilo que realmente precisa de uma decisão imediata daquilo que pode ser delegado, programado ou resolvido posteriormente. Planejar antecipadamente não significa controlar tudo o que acontecerá. Significa estar mais preparado para decidir quando aquilo que não foi planejado acontecer.

Talvez essa seja a principal reflexão que gostaria de compartilhar com meus alunos e com todas as pessoas que buscam melhorar sua organização pessoal e profissional. Quando observamos alguém realizando muitas atividades, frequentemente imaginamos que essa pessoa trabalha mais horas, possui alguma capacidade extraordinária ou consegue fazer coisas que nós não conseguiríamos. Entretanto, nem sempre a diferença está na quantidade de trabalho realizado individualmente. Muitas vezes, está na maneira como as decisões são organizadas, na sequência em que as atividades são desenvolvidas e na capacidade de compreender que nosso trabalho faz parte de uma estrutura muito maior. Uma decisão tomada no momento adequado pode desencadear uma sequência de atividades que avançam simultaneamente. A mesma decisão, tomada tardiamente, pode comprometer essa sequência e transferir resultados para o dia seguinte. Foi compreendendo essa dinâmica que organizei minha rotina e desenvolvi o conceito de Tempo Produtivo Coletivo. Não se trata de uma competição para descobrir quem acorda mais cedo, quem trabalha mais ou quem realiza a maior quantidade de tarefas. Trata-se de compreender que a verdadeira inteligência na administração do tempo não está apenas em produzir mais individualmente, mas em criar condições para que o trabalho de todos avance com maior eficiência.

No final, quando alguém me pergunta por que acordo tão cedo, compreendo que a pergunta mais importante talvez seja outra: por que considero necessário estar preparado antes que o expediente comece? A resposta está na maneira como entendo minha responsabilidade diante das pessoas, das atividades e das organizações que dependem de minhas decisões. Procuro iniciar o dia sabendo o que precisa acontecer, quais prioridades devem ser atendidas e quais orientações precisam ser transmitidas. Isso não significa que todas as decisões estejam tomadas ou que o planejamento não possa mudar. Significa apenas que procuro chegar ao momento de maior disponibilidade coletiva com a melhor preparação possível. Meu objetivo não é ser o primeiro a acordar, mas evitar que outras pessoas precisem esperar que eu comece a pensar para que elas possam começar a agir. Essa é a essência da minha filosofia: compreender o tempo, antecipar o planejamento e utilizar a liderança para transformar decisões individuais em resultados coletivos. Porque, no verdadeiro sentido da produtividade, não basta começar o dia mais cedo. É preciso fazer com que o dia comece melhor para todos.

Dr. Adriano Lia Mondelli